運転日報ガイド — 役割から効果的な活用方法、便利なアプリまで

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トラックなどを抱え配送業を営む物流企業はもちろん、営業用途などで社用車を保有している会社にとっては避けては通れない「運転日報」。安全運転や適切な業務のために義務付けられているこの日報ですが、上手く活用すればコストを削減し自社の業績をアップするツールにもなりえます。

とはいえ本来の業務とはいえないので、なるべく日報にかかる時間を押さえ効果的に運用したいものですよね。

そこで今回は運転日報の目的や法律で定められた義務、記載事項といった基本から、活用方法や効果的なツールまで紹介していこうと思います。

運転日報の作成義務と記載事項

日報

運転日報とはその名の通り、運転者の氏名や運転日時、走行距離といった情報を記録したもののことです。

少々堅苦しい話となりますが、トラック運送など「一般貨物自動車運送事業」を営む企業は「貨物自動車運送事業輸送安全規則」にて運転日報の記録と保管が義務付けられていますし、通常の企業でも一定数の社有車を保有する場合には、道路交通法施行規則により運転日誌を記録しなければなりません。

もう少し補足すると、以下の通りです。

トラック運送業者など、貨物自動車運送事業を営む企業

貨物自動車運送事業輸送安全規則第8条にて「一般貨物自動車運送事業者等は、事業用自動車に係る運転者の乗務について、当該乗務を行った運転者ごとに次に掲げる事項を記録させ、かつ、その記録を一年間保存しなければならない。」と運転日報の記録及び、1年間の保存が義務付けられています。

運転日報に必要な事項についても具体的に記載がされています。

  1. 運転者の氏名
  2. 乗務した事業用自動車の自動車登録番号その他の当該事業用自動車を識別できる表示
  3. 乗務の開始及び終了の地点及び日時並びに主な経過地点及び乗務した距離
  4. 運転を交替した場合にあっては、その地点及び日時
  5. 休憩又は睡眠をした場合にあっては、その地点及び日時
  6. 車両総重量が八トン以上又は最大積載量が五トン以上の普通自動車である事業用自動車に乗務した場合にあっては、貨物の積載状況
  7. 道路交通法 (昭和三十五年法律第百五号)第六十七条第二項 に規定する交通事故若しくは自動車事故報告規則 (昭和二十六年運輸省令第百四号)第二条 に規定する事故(第九条の二及び第九条の五第一項において「事故」という。)又は著しい運行の遅延その他の異常な状態が発生した場合にあっては、その概要及び原因
  8. 第九条の三第三項の指示があった場合にあっては、その内容

主な目的としては、ドライバーの乗務実態を把握することで昨今問題となっている過労を防止することや安全な運行を確保することがあげられます。

事業用に、一定台数の社有車を保有する企業

また、上述したように運送業を営む企業だけではなく、業務用の社有車を保有する企業も条件を満たせば運転日誌を記録しておかねばなりません。

具体的には「乗車定員が11人以上の自動車を1台、もしくはそれに満たない自動車でも5台」保有している場合には、道路交通法の規定により安全運転管理者を選任する必要があります。(道路交通法第74条の3)

そしていくつかある安全運転管理者の業務の1つとして、運転日誌(運転日報)の作成が記載されています。(道路交通法施行規則第9条の8)

  1.  自動車の運転に関する運転者の適性、技能及び知識並びに法及び法に基づく命令の規定並びに法の規定に基づく処分の運転者による遵守の状況を把握するための措置を講ずること。
  2.  法第二十二条の二第一項 に規定する最高速度違反行為、法第五十八条の三第一項 に規定する過積載をして自動車を運転する行為、法第六十六条の二第一項 に規定する過労運転及び法第七十五条第一項第七号 に掲げる行為の防止その他安全な運転の確保に留意して、自動車の運行計画を作成すること。
  3.  運転者が長距離の運転又は夜間の運転に従事する場合であつて、疲労等により安全な運転を継続することができないおそれがあるときは、あらかじめ、交替するための運転者を配置すること。
  4.  異常な気象、天災その他の理由により、安全な運転の確保に支障が生ずるおそれがあるときは、運転者に対する必要な指示その他安全な運転の確保を図るための措置を講ずること。
  5.  運転しようとする運転者に対して点呼を行う等により、道路運送車両法第四十七条の二第二項 の規定により当該運転者が行わなければならないこととされている自動車の点検の実施及び飲酒、過労、病気その他の理由により正常な運転をすることができないおそれの有無を確認し、安全な運転を確保するために必要な指示を与えること。
  6.  運転者名、運転の開始及び終了の日時、運転した距離その他自動車の運転の状況を把握するため必要な事項を記録する日誌を備え付け、運転を終了した運転者に記録させること。
  7.  運転者に対し、自動車の運転に関する技能、知識その他安全な運転を確保するため必要な事項について指導を行うこと(法第七十四条の三第二項 に規定する交通安全教育を行うことを除く。)。

運転日報の役割

トラック

運転日報のもともとの役割については、安全な運行の確保とドライバーを守ることです。長時間の運転や睡眠が不足した状態での無理な運転は、事故を引き起こす原因となりますし過労にもつながります。運送業者の運転日報において、積荷量が記載事項となっているのもまさにその理由からでしょう。

それだけでなく、運転日報は上手く活用することで事業にもプラスの影響をもたらしてくれます。

1. 車両の点検

運転日報には走行距離や時間はもちろん、給油の時間や頻度などを記載するケースも多いです。これらの車両に関する基本的な記録に加え、ドライバーが気づいたちょっとした変化(故障の前触れなど)を日々記録することで、事故の防止や余計なメンテナンス費用の削減につながります。

2. 運転の効率化

走行距離や所用時間が図れれば、より効率的な移動手段や運転ルート、運転方法を発見することにも役立ちます。社有車よりも適切な移動手段に気がつけるかもしれませんし、所要時間を減らすための走行ルートの工夫や、燃費の改善などができれば生産性の向上にもつながるでしょう。

3. 社員の勤怠管理

社員がどのように働いているのか、を把握することができます。成果を出している社員の特徴を見つけたり、実は影で地道に努力している社員の存在に気づくきっかけになるかもしれません。

また、あまり喜ばしいことではありませんが、サボっている社員がいないか、社有車を私的な目的で利用している社員がいないかどうかを把握することにも使えます。

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運転日報の書き方

ここまでは運転日報の概要や記載事項、活用方法について紹介してきましたが「では具体的にどのように書けばいいのか?」と気になる方も多いでしょう。いろいろな方法があるかとは思いますが、ざっくりわけるといかのパターンが一般的です。

  • 市販の用紙にて手書きで作成
  • Excelのテンプレートなどを活用してパソコンで作成
  • 専用のツールやアプリを活用して作成

1. 市販の用紙

シンプルかつ、昔ながらの方法といえるでしょう。通常の業務日報などと同様に、運転日報用の用紙というものが販売されています。特に利用頻度が多い場合、毎回手書きで書くというのはなかなか大変ではありますが、ITに抵抗がある人などには最も向いているかもしれません。

ただし、汚してしまったり紛失してしまう可能性もあるので取り扱いに注意が必要です。

2. Excelのテンプレート

運転日報 テンプレート

これも非常にオーソドックスですが、Excelなどの表管理ツールを用いて日報を作成する方法です。運転日報に限らず業務日報や経費精算にExcelを利用している企業も多いのではないでしょうか。ほぼ費用がかからない点が嬉しいポイントですよね。(印刷する場合の紙代くらい)

自社で1からフォーマットを作成するのもいいですが、オンラインで公開されているテンプレートを活用するのも効率がいいです。日本法令のサイトでも自動車運転日報のExcelテンプレートが公開されています。

ExcelやPDFのテンプレートについては運転日報の書き方とPDF・エクセルテンプレート集という記事で紹介していますので、こちらも合わせてご活用ください。

3. 専用のツールやアプリ

最近増えてきているのが専用のwebツールやアプリの活用です。代表的なものにNAVITIMESmart動態管理、そして弊社が提供しているDriveOpsなどがあります。

このようなサービスは基本的に有料のものが多く、お金を一切かけたくないという場合には向いていません。一方で動態管理やスケジュール管理など複数の機能がついており、日報だけではわからないことまで把握できる点が大きな特徴でしょう。というのも最近の動態管理・車両管理サービスの特徴は、スマートフォンのGPSや専用のデバイスを用いて、車両や運転の記録を蓄積・分析できる点にあります。

またこれらのツールやアプリの大きなメリットは、入力や管理の手間がほとんどかからないこと。たとえばDriveOpsの場合、デバイスを設置しておけば勝手にデータが取得・記録され、日報もほぼ自動的に作成できたりします。

運転日報を業務改善に

運送企業や社有車を多く抱える企業にとって、運転日報は法令上作成しなければならないものです。ですがそれを上手く活用することで、余計なコストを削減したり業務を効率化できるヒントを掴むきっかけにもなります。

今の時代、運転日報を作成するにあたっても紙とペンからクラウドまで様々な方法があります。それぞれの特徴もつかみながら、自社にあった方法をみつけて業務改善に活かしてください。

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