車両管理に必須!車両管理規定の作成の仕方とポイントを解説

車両管理に必須!車両管理規定の作成の仕方とポイントを解説

輸送を担う物流トラックや人を運送するバスやタクシーだけでなく、顧客の元へ回る営業や役員の送迎など、企業にとって車両は欠かせないものです。しかし、事業所に据え置かれている他の機材とは異なり、車両は管理者の目の届かない場所へと移動を繰り返すため、適切かつ安全に使用されているのかを管理するのは簡単なことではありません。だからと言って管理を怠ってしまうと、企業にとって様々なリスクが発生します。

この記事では、車両管理規定を作成する必要性と目的について、そしてリスク回避に役立つ具体的な車両管理規定の作成方法を解説します。

なぜ車両管理規定を作成すべきか

 

車両管理とは、事業所や企業・店舗などが所有する車両を管理する日常業務の一環であり、車両管理規定とは所有者及び業務中使用する可能性のある従業員が、以下2つの法律を根拠に、事業者が定めるルールのことを言います。

1.民法第715条「使用者等の責任」
2.道路交通法第74条の3「安全運転乖離者の選任」

1の解説:本来、他人を使用する者(経営者など)は、従業員が業務中に第三者へ損害を与えた場合、当該の従業員のみでなく使用者も被害者に対する賠償責任を負うものと定めた法律で、社用車の運転中発生した事故にも適用されます。この時、後ほど解説する必要事項を網羅した車両管理規定を定め、日頃から従業員への注意喚起や遵守・徹底を教育していたと認められれば、賠償責任が使用者に及ばない可能性があるのです。

2の解説:前述したように、企業は従業員が社有車を運転することについて安全運転を遵守させる責任を負っているものの、従業員や所有車両が増えてくると規定を周知・徹底させることが困難になります。そこで定員11名以上の車両は1台、その他の車両の場合は5台以上車両を有する事業所に対して、道路交通法では代務者となる安全運転管理者を選定し、公安委員会に届け出するよう定めているのです。(原付を除く2輪車は1台=0,5代として算出)

安全運転管理者は、
(ア)20歳以上であること
(イ)運転管理に関する実務経験が2年以上あること
(ウ)過去2年以内に以下の交通違反をしていないもの

  • ひき逃げ
  • 飲酒・酒気帯び運転
  • 飲酒者への車両提供
  • 麻薬等運転
  • 過労運転
  • 無免許・無資格運転
  • 最高速度違反運転
  • 積載制限違反運転
  • 放置駐車…etc

など多数の要件を満たさなければならないため、将来的に事業拡大を目指すのであれば、日々、安全運転への啓もうを続けていくことが重要です。しかし、どれほど安全運転の重要性について呼び掛けたとしても、ふとした時に事故は起こってしまうものです。そこで万が一、尊い命を奪うような重大事故が発生しまうと、莫大な賠償金の支払いだけでなく、社会的な信用を失うという、企業にとって非常に大きな損失を被ることになります。そうした事態を少しでも避けるためにも、事業規模に関わらず必ず車両管理規定は作成し、未選任である場合は、早急に安全運転管理者を選任し公安委員会に届け出ましょう。

車両管理規定でおさえる項目8つ

車両は不特定多数の利用があり、移動するという性質上、車両管理規定の中では以下の8つの事項を盛り込む必要があります。

①車両本体情報に関する事項・・・車名、メーカー、初年度登録年、車体番号、ナンバー、色など。
②車両購入・廃車・売却に関する事項・・・購入先、購入価格、購入年月日、仕入れ区分、リースの場合はリース先&リース金額、廃車・リース解約年月日、売却金額など。
③車検・定期点検に関する事項・・・車検有効期限、定期点検日、業者名、車検整備箇所など。
④メンテナンス・修理に関する事項・・・メンテナンス状況、故障履歴、修理金額、依頼業者名など。
⑤事故等に関する事項・・・事故発生日、事故区分(自損・他損・物損・人身)、事後処理状況など。
⑥使用状況に関する事項・・・使用部署、使用者、使用目的、運転日報など。
⑦安全運転管理者に関する事項・・・管理者の氏名、選任年月日、管理担当範囲(複数人の場合)など。
⑧保険に関する事項・・・自賠責・任意保険の加入先、保険金額、有効年月日、証券番号、被保険運転者範囲など。

少し辟易してしまいそうなほど管理すべき情報は多岐に渡りますが、ほとんどが車検証や保険証書、整備点検記録簿などを見れば確認できることです。ただし、所有車両が多く使用者が不特定多数に及ぶ規模の大きな事業所で、手書きの台帳では管理しきれない場合は、ITを活用した車両管理システムの導入を視野に入れるべきかもしれません。

車両管理規定を作成するメリット

 

企業が車両管理を徹底すべき目的とメリットは大きく3つあります。一方、車両管理を徹底することにより、1つだけデメリットが発生する可能性もあるため、ここでは合わせて整理しておきます。

1.    コストの削減

車両は事業者や企業にとって大切な財産ですが、車検や自動車保険代、税金やガソリン代、メンテナンス代に修理費用など、かかる維持コストは決して安くありません。しかしそんな中でも、一番取り組みやすいのは前項⑥の把握による使用状況管理。

  • 運転日報による動態管理の徹底・・・業務外の使用や、無駄な回り道などしていないかをつぶさにチェックし、高騰を続けるガソリン代の節約に努める。
  • 使用目的にマッチした車両の選択・・・使用目的が単身の営業周りであれば普通車ではなく、車検代やメンテナンスコストが抑えられる軽自動車で十分。同じ軽自動車でも乗用より自動車税が安い、「貨物」にするのもアリ。

など、日常的に発生する燃料代のみならず、節約できないと考える方も多い車検代や税金も使用状況を見直すことでコストダウンが可能になります。また、車両は会計上、固定資産として計上でき、毎年一定の割合で減価償却費されますが、使用が終わったり売却したりした際は、簿価と実売額との差額を損益として計上できるため、会計をしっかり管理していれば、法人税などの節約にもつなげることができるのです。

また、使用頻度が低い、または修理費用がかさんできた古い車両の減車や、走行距離が否応なく伸びる車両のハイブリット車への変更、購入・維持コストを節約可能なリース・シェアカー導入の検討など、車両管理によるコスト面でのメリットは多岐に及びます。

2.    安全の確保

定期点検やメンテナンス・修理の実施や車両状態の管理徹底により、故障トラブルを原因とする事故発生を未然に防ぐことができるのもメリットの一つです。規定を作成したら注意喚起を行い、その結果従業員の安全運転意識が高まっても、肝心の車両がすぐに故障するようなずさんな管理をしていると、事故を誘発する原因になりかねません。

故障を原因とする事故を減らすことができれば、結果的に社用車の修理や被害者への金銭的補償を減らすことができます。車検・点検・整備のコストに関しては、出費を惜しまないよう心がけましょう。

3.    リスク回避

従業員の安全運転意識向上を促し、細やかな点検・整備を徹底しても起きてしまうのが交通事故。前述したように、場合によっては損害賠償責任が事業者に及ぶケースも出てきます。リスク回避で重要なのは、自動車保険の加入状況の管理です。きっちり管理することで、金銭的リスクだけは確実に回避することが可能です。しかし、被害者に対する金銭的負担が保険支給によって避けられたとしても、社用車で事故を起こしたという社会的責任は発生しますので、車両の使用回数と運転時間が長い従業員に対しては定期的な指導が必要です。

社用車だけで大丈夫?マイカー使用の管理について

 

通勤時のマイカー利用を認めている企業も多くありますが、この場合、通勤も業務の一環と見なされるため、もしも通勤中に交通事故を起こした場合、企業にも被害者への賠償責任が及ぶ可能性があります。都市部の企業の場合はマイカー通勤を禁止とし、公共交通機関のみにすることでリスク回避しているところもありますが、郊外では現実的な対策と言いがたく、通勤手当の支給額も膨らんでしまいます。

そのため、マイカー通勤を認める場合も、使用頻度・範囲・時間・条件などを、社用車と同様に車両管理規定に記載し、周知・徹底しなくてはなりません。また、通勤時の事故によるケガ・死亡に対する補償は、業務中同様労災認定される可能性もありますから、従業員に任意保険加入状況の確認や保険証券の提出を、マイカー通勤の条件として加えてください。

今すぐ無料DLできる!車両管理規定のテンプレート

ここまで、車両管理と車両管理規定について説明をしました。これから事業をスタートする方や、事業拡大で急きょ規定作成をしなくてはならないという方にとっては、正確な規定の作成方法がわからないケースもあるはず。そこで最後に、今回解説した車両管理の目的とメリットをしっかりと具現化できる無料テンプレートをご紹介します。いずれも自社でカスタマイズ可能なワードファイルになっていますので、フォーマットをベースにしながら規定の追加や削除が簡単に行えます。是非とも、従業員の安全確保や車両管理業務の改善に、お役立てください。

・社有車の一般的な管理規程

マイカー通勤をしている会社の規程

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