運転日報の書き方とPDF・エクセルテンプレート集

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運送事業を営む企業や、社有車や営業車を抱える企業では運転日報を作成する必要がありますが、効率よく作成するためにはツールやテンプレートを活用するのが効果的です。

特にエクセルやワードなどでテンプレートを作成し、社内で使っているというのがオーソドックスなやり方ではないでしょうか?

そこで今回は今後運転日報を作る必要がでてくるという方や、今使っているものを改善したいという方向の参考となるエクセルテンプレートを紹介していきます。

 

運転日報が必要な企業とは

そもそもどのような場合に運転日報を作成する必要があるのかについては、「運転日報ガイド — 役割から効果的な活用方法、便利なアプリまで」で詳しく触れたように大きく以下の2つの企業が該当します。

  1. トラック運送業者など、貨物自動車運送事業を営む企業
  2. 事業用に、一定台数の社有車を保有する企業

冒頭でも触れたように、1がいわゆる運送業社、2がそれ以外の企業のうち一定台数の社有車を持つ企業で、それぞれ条件や日報に記載すべき事項等が変わってくる点がポイントです。

それぞれの場合について、書き方やテンプレートを紹介していきます。

書き方とテンプレート — 運送事業を営む企業

書き方のポイント

まずは貨物自動車運送事業を営む企業用の運転日報についてです。こちらは貨物自動車運送事業輸送安全規則第8条にて記載がありまして、ざっくり書くと下記の要素を記載する必要があります。

  • 運転者の氏名
  • 乗務した事業用自動車の自動車登録番号、その他の事業用自動車を識別できる表示
  • 乗務の開始及び終了の地点、日時、主な経過地点、乗務した距離
  • 運転を交替した地点と日時(運転を交代した場合)
  • 休憩や睡眠をした地点と日時
  • 貨物の積載状況(車両総重量が八トン以上又は最大積載量が五トン以上の普通自動車である事業用自動車に乗務した場合)
  • 交通事故や著しい運行の遅延、異常な状態が発生した場合の概要及び原因
  • 第九条の三第三項の指示があった場合、その内容

PDF・エクセルテンプレート

上記のポイントを満たしていれば、基本的に描きやすいフォーマットで作成すれば問題ありません。たいていの場合、都道府県や支部のトラック協会がテンプレートを公開しているのでそれを参考にしながら必要に応じてカスタマイズするのがいいでしょう。

たとえば以下のようなものがあります。それぞれ微妙に形式は違いますが、内容自体はほぼ一緒です。

 

書き方とテンプレート — 社有車を保有する企業

運転日報 テンプレート

出典 : 日本法令

書き方のポイント

業務用の社有車を保有する企業については「乗車定員が11人以上の自動車を1台、もしくはそれに満たない自動車でも5台」保有している場合に、安全運転管理者を選任し、運転日報(運転日誌)を作成する必要があります。(道路交通法第74条の3、道路交通法施行規則第9条の8)

記載するべき主な事項については、以下のとおりです。

  • 運転者名
  • 運転の開始・終了の日時
  • 運転した距離
  • その他自動車の運転状況を把握するために必要な事項

PDF・エクセルテンプレート

運送事業を営む企業と比べるとかなりシンプルな印象を受けますね。テンプレートについては日本法令のサイトで紹介されているものがシンプルながら使いやすいです。

必要事項に加えて、ライトやエンジンオイルといった使用前の点検項目やガソリンやオイルといった燃料の購入有無を示す項目を入れておくことも効果的です。運転日報を従業員の勤怠管理だけでなく、車のメンテナンスにも活用することができます。

エクセルやPDFより便利な新たなツール

エクセルやPDFのテンプレートを使う大きな利点は、費用がかからないことでしょう。今回紹介したテンプレートも基本的にすべて無料で使えます。一方でドライバーが逐一運行の記録を作成していく必要があるため、手間がかかると同時に間違って記載してしまうことも考えられます。

そういった課題を解決できるのが、ITの力を使って車両の状態をリアルタイムで管理できるシステムです。弊社でも「DriveOps」というシステムを開発していますが、取得したデータを基に運転日報を自動で作成できるほか、動態管理やドライバーの安全運転診断機能も備えています。

有料になってしまうため一切お金をかけたくないという方には向いていないので、会社の課題やニーズに合わせて自社にあった方法、ツールを選んでみてください。

 

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