【テンプレート付き】車両管理台帳の仕組みと書式を解説

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車両管理を行う際には、使用実態に応じて必要な情報を記録しなくてはなりません。多くの社有車や営業車を抱える事業所の場合、台数ともに管理項目の多さゆえ、抜け漏れが発生してしまう可能性も。そんな不安を解消するのが管理台帳です。

具体的にどのような項目があり、どのように記帳していけばいいか、記帳や書式について説明します。また、車両管理を円滑に行うため使いやすいにテンプレートを利用し、今一度車両管理全体の改善点についても見直してみませんか?

車両管理で必須な「車両管理台帳」とは

事業所側で管理する車両は社用車だけではなく、役員や社員が通勤時に利用しているマイカーやレンタル車両も含まれます。会社はリスクを回避する為にも、車両情報や車両の使用状況、保険の加入状況等の管理を全て行わなくてはなりません。
このような情報を可視化して管理し“もしも”のリスクに備えるためのツール、それが車両管理台帳です。

車両管理規定の作成についてはこちらの記事をご参考ください。

車両管理台帳の必須項目は以下の3つに分けることができます。
1.車両を特定する項目
(1)車両本体にかかわる項目(車両を特定する項目)
登録番号、車名、登録年度と番号、型式、車台番号、色、定員数
(2)購入・廃車にかかわる項目
購入年月日、購入先、新車・中古車区分、廃車年月日
2.車両の状況を把握する項目
(1)車検・整備状況にかかわる項目
車検有効期限、定期点検記録、整備工場名、整備状況
(2)修理や事故のかかわる項目
(3)使用・管理にかかわる項目
使用部署、運転者、変更履歴
3.車両の保険に関する項目
(1)自賠責保険(保険年月日、保険会社、証券番号、保険金額)
(2)任意保険(保険会社、証券番号、保険期間、保険代理店、保険内容)

これらの項目以外にも使用するドライバーの情報や使用目的など、用途に応じた必要項目を記録します。自社の車両状況を十分に把握し、これらの業務を担う部署をそれぞれ明確にすることで業務の効率化と抜け漏れを防ぎコストの削減にも繋がっていくのです。

「車両管理台帳」を利用する上でおさえたいポイント

リースやレンタル契約の車両の場合、加入している保険やメンテナンスに要する費用など、契約内容によって変わってきます。また、車両を数台管理する場合、全車両の情報を検索した際にすぐ把握できるよう一覧にして管理するのが良いでしょう。

定期点検の実施日とその結果や車検の時期、保険の更新時を一目見てわかるようにしておくと忘れることもありませんし、予算も立てやすくなります。点検報告書も全て日にちごとにファイリングし、点検結果によって車両の整備を実施しましょう。これにより、少しでも事故防止へとつながります。

台帳への記帳とともに、車検証のコピーや自賠責保険・任意保険証書のコピーなどもファイリングして共に管理をしておきましょう。もしもの事故や何か問題が発生した時、車両に関する情報の問い合わせに迅速に対応できるための管理でもあります。

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「車両管理台帳」のテンプレートと書き方

書き方のポイント

基本的には、前述した3つの項目で構成されています。いくつか無料で利用できるエクセルのテンプレートがありますが、こちらの見本を参考に記入し管理を行いましょう。
・登録車両番号 車台番号/車名
・型式 乗車定員
・購入日 担当者
・リース日 担当者
・リース先電話番号
・自賠責 担当者/保険会社 連絡先
・任意保険 担当者/保険会社 連絡先
・車検有効期間
・定期点検実施記録
・実施日 走行距離 修理・点検内容 修理点検費用

エクセルを利用し、管理できる運転者管理台帳や車両管理台帳には以下のようなものがあります。こちらは無料でダウンロードできるので、テンプレートをベースに活用しながら使いやすいようにアレンジしてご利用ください。

・安全運転管理管理支援チーム「Excel 運転者管理台帳・車両管理台帳

・ケアマネジメントオンライン「車両管理表

・ビジネスソリューション株式会社 企業を守る車両管理「各種車両管理シート

車両管理台帳と連携プレー

・「車両管理各種シート

・[文書]テンプレートの無料ダウンロード「車両管理台帳(車両台帳・車両管理表・車両管理簿)のテンプレート

もっと便利に快適に。車両管理を最適化するツール


エクセルでまとめて管理する場合は、担当者をしっかり立て、車両情報、運転者情報、タスク情報、コスト情報、駐車場情報と言った情報のこまめな確認が必須です。費用は抑えられますが、手間も時間もかかってしまう・・。

その工数を軽減し、リアルタイムに車両管理をサポートするのが株式会社スマートドライブ(本メディア運営会社)の「DriveOps」です。日々の走行は自動でトラッキングされますので、運転日報もワンボタンでCSV出力したりもできます。また、ドライバーの安全運転診断機能も備えているので、このデータをもとに社内の安全運転促進施策なども実施していくことが可能な分析ツールでもあります。

事故を未然に防いでドライバーや車両を守るためにも、業務コストの削減や効率化を図るためにも車両管理はしっかり行いたいもの。車両管理台帳に情報を記載することはもちろん、安全運転管理者の選定を行いドライバーに運転指導を行ったり運転日報の記録から車両の状況を把握したりと、複合的な業務が必要となります。

自社の課題を解決するために何が必要であるかを見直した上で、会社の規模やステージに合った最適な管理方法を考えていってくださいね。

 

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